Secretariando na Pós

Este é um post convidado, escrito por Iky Anne Dias, secretária do PPGECB-UESC sem a qual, junto com a Amábile, o Programa provavemente estaria em ruínas. Pedi pra Iky escrever este post ao perceber que eu mesmo, durante minha pós-graduação, não dava o devido valor à Secretaria do meu Programa. E também porque via de regra não sabemos como é este trabalho. Então, aqui está! 🙂

“Quando eu tenho que entregar minha tese?”

“Mas vocês não mandaram e-mail falando isso…”

“Porque esta universidade é isso, este programa é aquilo…”

Trabalhar na secretaria de pós-graduação é principalmente ser confundido com ouvidoria. Secretários tem que saber tudo, até como organizar o anteprojeto e formatar o TCC. Tudo que dá errado (se duvidar até nos dados) é reclamado para/com a gente. Menos do orientador/orientando. SQN. É muita burocracia e blá blá blá. E não tem como falar de atividades administrativas sem falar na tal da burocracia.

Primeiro precisamos entender que a burocracia em si, não é um problema. A burocracia é, em minhas próprias palavras e sem as devidas citações como deveria em um blog científico numa definição simples, o conjunto de procedimentos necessários à padronização e organização das atividades administrativas. O grande entrave são as disfunções da burocracia, que é quando a normatização, que deveria ser o meio, se torna mais relevante que o fim, quando o apego às regras se alia a aversão às mudanças e aos reis que moram em algumas barrigas por aí.

Pois bem, o que poucos sabem é que geralmente (pelo menos aqui), nós secretárias somos as principais vítimas destas disfunções e não agentes, como muitos pensam. Primeiro que nós ficamos entre discentes, docentes e os prazos e regras que a CAPES, a universidade e o mundo dão. Então temos que ser a voz chata que cobra tudo de vocês, mas acreditem, é para o bem comum. Cabe a cada um conhecer e cumprir seus deveres, não apenas requerer direitos. É triste observar, por exemplo, que muitos discentes de pós-graduação só consultam o regimento quando se veem “encurralados” por uma situação e precisam saber as brechas da lei a seu favor. Enfim…

Mais do que fazer atas e enviar pareceres de reuniões de colegiado, inserir dados (muitos totalmente desnecessários) por horas e horas, dias e dias, meses e meses, ano após ano na Plataforma Sucupira, como secretária de PPG há seis anos (socorrooooo), fora mais um de estágio, eu me vejo como uma facilitadora. Às vezes me tacham de mãezona, mas fazer o quê? Na hora de dar bronca visto essa roupa aí também…

Penso que facilitar é o meu trabalho. Para discentes, docentes, cada e-mail enviado, cada novo canal de comunicação aberto (e por que não palavras, orações – não pode falar isso num blog científico, Iky =D, ou até um abraço nos tantos momentos de desespero?) tem o objetivo de contribuir, como uma espécie de “mateiro administrativo” abrindo caminhos para que vocês sigam na trajetória da academia. Neste processo, já perdi as contas de quantos cipós de e-mail e telefonemas eu corto por dia, quantas rotas novas nos matos tecnológicos eu procurei para que a equipe chegasse ao destino com menos dificuldades, e até de cortes que acidentalmente, ou não, as facas de algumas palavras e atitudes me deram no processo, mas, no fim, o saldo é – com toda certeza – muito positivo!

Acompanhar desde o processo seletivo, organizar tudo para que vocês entrem, contribuir no que puder para que o curso alcance excelência e por fim, comemorar junto quando são aprovados em suas defesas e quando alcançam uma super “atividade futura” (depois do curso), cara, é muito bacana! Por isso para mim, as melhores partes do meu trabalho são essas: ver as novas carinhas no processo seletivo e pegar um processo lindo e completo de requerimento de diploma: “Ufa, missão cumprida!” Os novos cientistas sempre vão ser o principal produto da pós-graduação, como aprendi por aqui.

Ósculos de uma secretária,

Iky Anne Dias

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4 pensamentos sobre “Secretariando na Pós

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