Etiqueta online

Responder emails é legal, viu, gente? 🙂

Na verdade, existem muitas coisas que são legais, tratando-se de internet. E outras nem tanto. Como em qualquer coisa envolvendo interações entre pessoas, existem comportamentos e atitudes que são considerados de bom tom e outros que são consideradas falta de educação ou pelo menos indesejáveis. Uma espécie de código de conduta, ou etiqueta – uma etiqueta da internet. Em inglês existe até o termo netiquette pra isso, ou netiqueta na Última Flor do Lácio.

Não é difícil achar regras ou recomendações de netiqueta e estou com preguiça de ficar colocando links aqui, Google é amigo gente!, então aqui vou escrever sobre o que acho mais importante no meio acadêmico, com base na minha relativamente longa experiência* participando de grupos de email e coisas que tenho lido por aí.

Respondendo emails

Bom, em primeiro lugar: responder email é legal, viu, gente? 🙂

Mas responder-a-todos a todos os emails que você recebe não é muito legal não, ninguém gosta de ter sua caixa de entrada lotada por coisas desnecessárias. Como então decidir se responder um email, e pra quem respondê-lo?

É mais simples do que parece! Basta se fazer as seguintes perguntas:

  • Havia uma pergunta no email? A existência de um ponto de interrogação é um bom indicativo que havia sim uma pergunta;
  • A pergunta era retórica? Perguntas do tipo “Tudo bem?” muitas vezes são retóricas, assim como algumas perguntas numa linha de raciocínio (“Afinal, o que significa o p-valor? Uma concepção comum, mas errônea, é que…”). Essas perguntas não precisam ser respondidas.
  • Se havia uma pergunta não-retórica, ela era direcionada a você (“Quando você pode participar de uma reunião?”) ou era mais geral (“Alguém sabe onde posso comprar um frisbee kindle** em Ilhéus?”)? Se a pergunta era direcionada a você, ou a um grupo pequeno de pessoas do qual você faz parte (“Todo mundo concorda com esse cronograma?”), é de bom tom responder o email.
  • Caso a pergunta não era direcionada a você, se pergunte: “Tenho algo útil para responder a ela, e tenho consideração suficiente pela pessoa para não a deixar no vácuo?”. Se sim, é legal responder; se não, eu diria que você é livre.

É claro que não é necessário que haja uma pergunta para haver uma resposta. Por exemplo, você pode ter um pensamento que considere interessante, relacionado ao email anterior, e queira compartilhar com a galera. Perfeitamente válido! Muitas boas ideias surgiram de uma troca de emails entre um grupo de pessoas.

E se havia mais de uma pergunta não-retórica no email, espera-se que todas elas sejam respondidas de alguma forma…

Para quem responder?

Tendo decidido responder o email, surge mais um dilema: “Responder” ou “Responder para todos”? Ou será que precisamos responder para um subgrupo das pessoas envolvidas? Para isso, pergunte-se: “Quem tem interesse nessa resposta?”. Por exemplo, se está havendo uma troca de emails para marcar uma reunião, pode ser que todas as pessoas envolvidas precisem saber da disponibilidade de todas as outras – neste caso, resonder para todos é melhor. Mas pode ser mais eficiente responder apenas para a organizadora ou o organizador da reunião – essa pessoa então junta as informações, escolhe o melhor dia com base nas respostas, e envia outro email perguntando se está todo mundo de acordo. Assim evitamos sobrecarregar as caixas de entrada** das pessoas.

Se foi uma pergunta geral, pergunte-se “Será que todo mundo nessa lista quer saber onde dá pra comprar um frisbee kindle em Ilhéus?”. Se a resposta mais plausível for “não, nem todo mundo tem interesse na resposta”, responda apenas a quem enviou o email. Às vezes todo mundo pode ter interesse na resposta – isso acontece bastante, por exemplo, em grupos de emails referentes a softwares estatísticos, em que várias pessoas podem querer saber como se faz uma análise, etc. Eu mesmo aprendi muito com emails enviados para a lista de emails do Past. Debates muito interessantes podem ocorrer também em listas de emails de uma laboratório; mas talvez nem todo mundo ache elas interessantes, então é uma linha tênue.

Outra linha tênue é quando alguém compartilha um achievement num grupo (por exemplo, um artigo publicado ou uma tese defendida) e você quer parabenizar a pessoa. Eu acho melhor enviar os parabéns para o email particular da pessoa, mas talvez queiramos que esse parabéns seja público… Na dúvida, eu acho que “evitar lotar a caixa de entrada de alguém se não for necessário ou útil” é o melhor.

“Preciso de tempo!”

Às vezes não conseguimos responder na hora, precisamos de tempo pra pensar ou estamos atarefados com outras coisas. Perfeitamente compreensível. Mas nestes casos, é melhor responder justamente isso – “Estou sem tempo agora, olharei seu script semana que vem… Me escreva lembrando se eu não responder até dia tal.” Deixar pessoas no vácuo não é legal! Elas podem se sentir indignas de uma resposta. e acho que ninguém quer se sentir assim.

Respostas negativas

Frequentemente as respostas que damos são negativas. “Não, eu não consigo revisar esse artigo”, “Não consigo participar dessa reunião”, “Não tenho interesse neste seminário”. Podemos deixar de responder por causa disso, assumindo que a falta de resposta será ignorada ou entendida como uma resposta negativa. Mas isso não acontece. O que acontece é que a pessoa fica esperando a resposta; ou entende que o email não foi recebido e o reenvia depois de alguns dias; ou entende isso como falta de respeito ou consideração, e talvez você não queira isso. Portanto, novamente, responder emails é legal! 🙂

“Mas estou viajando!”

Vejam bem, não estou falando pra responder na hora. Em horário de trabalho, eu recomendaria olhar e responder emails 3-4 vezes por dia. Menos que isso pode complicar a comunicação profissional. Mais que isso é indicativo de falta de foco no trabalho – e se você realmente precisa escrever aquele texto ou ler aquele artigo, desligue o wi-fi e #FocaNoTrabalho. Fora do horário de trabalho – bom, eu sou meio viciado em emails, mas verificar emails e responder emails urgentes uma vez por dia ou uma vez a cada dois dias pode ser uma boa.

E para as situações em que ficamos bastante tempo sem acessar a internet – férias, campo, congressos… – existem os avisos automáticos de ausência. Mesmo quem nunca usou eles, já deve ter recebido uma resposta do tipo “Olá! Estou viajando e com acesso limitado a internet até dia 25 de março. Responderei assim que for possível.” Embora às vezes essas mensagens irritem, eu recomendo seu uso. Acredito que boa parte dos provedores de email têm essa opção disponível.

Enviando emails

A consideração sobre pra quem responder emails vale também para emails que você envia. Pergunte-se, “A quem esse email que vou enviar interessa?”. Por exemplo, se, num laboratório com 30 pessoas, 5 trabalham com microclima, e eu acho um artigo muito legal sobre microclima, é preferível mandar para essas 5 pessoas do que para o laboratório inteiro. Mas se é um artigo sobre, sei lá, uma questão estatística de potencial utilidade para todas as pessoas, enviar para o email geral do lab é válido. Se de um laboratório de 30 pessoas 20 estão envolvidas em um subprojeto, eu acho melhor enviar emails sobre o subprojeto apenas para as 20 pessoas diretamente.

E, principalmente em grupos de emails, é legal assinar os emails. O Yahoo! Grupos, por exemplo, nem sempre mostra o nome de quem enviou o email, e decifrar os remetentes de emails sem assinatura é quase uma arte.

Enviar emails “Sem assunto” é confuso, porque obriga a pessoa a abrir um email sem ter a menor ideia do que se trata. Gaste alguns segundos pensando num assunto curto e informativo.

 

Outras formas de comunicação online

Eu sou o tipo de coorientador que coorienta tanto por email quanto por whatsapp… Mas comunicação profissional por whatsapp (ou facebook, etc) deve ser acordada entre as partes – ninguém é obrigado a ficar o tempo todo disponível para responder mensagens de trabalho. E sim, às vezes eu falho nisso. Ao menos eu admito… rs

Por outro lado, se as pessoas gostam de falar de Ciência, não vejo problemas em trocar ideias por qualquer meio de comunicação que esteja disponível. Sempre existe a opção de responder “Agora não, depois falamos disso”.

Pedindo ajuda

Ao pedir ajuda com alguma coisa – seja por email ou por outro meio de comunicação – procure ser educada/o. Ao escrever para alguém que não te conhece, apresente-se. Se a comunicação for por whatsapp, é de bom grado perguntar “Você pode me ajudar numa coisa?” ou “Tem um tempinho?” – a não ser que você tenha intimidade suficiente com a pessoa pra saber que ela não vai se importar em responder na hora ou ler uma longa mensagem sobre trabalho enquanto está deitada na rede. E antes de perguntar pra pessoa, pergunte pro Google – Google é amigo, viu, gente. Uma vez recebi um email do tipo “Por favor me passe o manual do software tal”, sem apresentação nem nada – respondi com um link pro let me google this for you.
E se alguém te ajuda com alguma coisa (“Você pode comprar um frisbee kindle online, na Amazon!”), é legal responder com um agradecimento – para a pessoa, e não para a lista inteira.

Uso de CAPS LOCK

Finalmente… Isso pode parecer um detalhe menor, mas às vezes colocamos algumas coisas EM LETRAS MAIÚSCULAS PARA ENFATIZAR. Não façam isso. Em internetiquês, letras maiúsculas é como se você estivesse gritando (eu não estava gritando aqui, tá gente, foi só pra exemplificar, rs). Bom, às vezes você pode querer gritar com alguém – reserve essa forma de escrita para estes casos.

Resumindo isso tudo aí…

  • Responder emails é legal!
  • Pergunte-se se uma resposta sua é esperada.
  • Pergunte-se a quem um dado email (resposta ou não) de fato interessa.
  • Seja educada/o.

Por hoje é só, pessoal! \o/

* Lembram da época em que, pra criar um conta no Gmail era preciso receber um convite de alguém que já tivesse uma conta, e você só podia enviar um número limitado de convites? E da época em que era preciso receber um convite pra ingressar no Orkut? Então. rs

** Amazon.com.br, eu sei. rs

*** Tá, hoje em dia, com gigas e gigas de espaço nas contas de email, as caixas de entrada não ficam lotadas – mas nossas caixas de entrada mentais ficam, e evitar isso também é legal! 🙂

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2 pensamentos sobre “Etiqueta online

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