Nomeando e organizando arquivos

Organização é uma arte.

Já repararam como trabalhar em um espaço organizado muitas vezes deixa o trabalho mais agradável e mais fluido? (Estou visualizando pessoas que já viram minha mesa de trabalho pensarem “Oi? Pavel falando isso? Já viram a bagunça Mordoriana que é a mesa de trabalho dele?” – Façam o que eu digo, não façam o que eu faço!)

Pois então, essa organização diz respeito também aos nossos arquivos no computador! E em era de espertofones e aplicativos, quando você muitas vezes nem vê o nome do arquivo direito, me parece que habilidades de organizar arquivo estão ficando cada vez mais e mais raras… Mas, se você trabalha com computadores – seja academicamente, seja artisticamente, seja de qualquer outra forma – é essencial manter uma boa organização dos dados! Idealmente desde o começo. Quando estamos começando algo, ainda temos poucos arquivos, e podemos trabalhar mesmo sem uma boa organização. Mas o projeto vai crescendo, e de repente não conseguimos mais achar nada no mar de coisas perdidas em pastas aleatórias.

Aqui então darei alguns conselhor sobre como organizar nossos arquivos no computador, focando em três aspectos: 1) organização em pastas; 2) arquivos com nomes informativos; 3) controle de versões. Escrevo com base na minha própria experiência, conversas com outras pessoas e algumas coisas que li por aí.

Organização em pastas

Para mim, ter uma boa organização dos arquivos em pastas é essencial. Windows nos estimula a salvar tudo em “Meus documentos” ou “Minhas fotos”… Mas e a organização interna dentro disso? Como fica?

Bom, primeiro que eu pessoalmente nunca salvo arquivos nessas pastas. Quando eu usava Windows, eu dividia meu disco rígido em dois discos: disco C, para arquivos de sistema e para softwares; e disco D, onde eu armazenava todos os arquivos. Assim eu não misturava arquivos de sistema com outros tipos de arquivos. Você não precisa fazer isso, mas ter uma organização interna é importante! Agora que uso Linux, tudo fica na pasta “home”, mas mantenho a estrutura interna dela similar ao que era meu disco D antes.

Eu sugiro organizar pastas de acordo com as diferentes partes da sua vida às quais elas se referem. Por exemplo, é legal separar arquivos pessoais de arquivos profissionais. Assim quando estamos trabalhando não ficamos vendo coisas de não-trabalho e quando estamos não-trabalhando não ficamos vendo coisas de trabalho! E dentro de cada pasta, dividir em relação às diferentes coisas que fazemos. Eu, por exemplo, divido minha pasta “Profissional” em pastas como “Artigos”, “Pesquisa”, “Ensino”, “Extensão”, “Orientações” e “Pessoas” (para arquivos referentes a pessoas a quem ajudo). Dentro da pasta “Pesquisa”, diferencio entre artigos em andamento, artigos submetidos, artigos aceitos etc. Dentro da pasta “Ensino”, diferencio entre palestras, aulas e disciplinas, na pasta “Disciplinas” tenho uma pasta para cada disciplina. Coloquei abaixo duas figuras exemplificando essa organização (sei que não é nem de longe uma organização perfeita, mas no geral funciona para mim!).

organizandoArquivos_01

Esquema de pastas para chegar da pasta geral onde guardo arquivos do trabalho para o artigo no qual estou trabalhando atualmente.

organizandoArquivos_02

A pasta onde armazendo o material das disciplinas que já ministrei ou que ministro agora e a estrutura da pasta correspondente à disciplina que estou ministrando agora.

O objetivo disso é conseguir achar rapidamente o arquivo que você procura, mesmo que tenha esquecido onde salvou ele. Eu posso não lembrar os nomes que dei aos arquivos de alguma disciplina que ministrei três anos atrás, mas vou saber que está na pasta “Disciplinas”, e lá dentro eu provavelmente tenho uma estrutura interna que me permite encontrar o que eu preciso sem muito sofrimento.

Se você trabalha com SIG (sistemas de informação geográfica), usando softwares como QGIS ou GRASS, ou se você trabalha com análise de dados, usando por exemplo o R, essa organização se torna mais importante ainda, pois se a estrutura de pastas não for boa fica quase impossível achar arquivos e transferir de um computador pro outro. Eu considero organizar arquivos para trabalhos de SIG toda uma arte à parte, rs. Algo importante é manter uma padronização – por exemplo, se temos vários projetos similares, é legal que todos eles tenham uma organização similar.

Dando nomes aos bois arquivos

Já houve uma época em que nomes de arquivos precisavam necessariamente ser bem curtos. Tipo, 8 caracteres. Um arquivo de nome “projeto.txt” era aceitável, mas um nome como “projetoIC.txt” virava algo bizarro, do tipo “projet~01.txt”.  Mas esses dias acabaram! E agora a nossa maldição muitas vezes são nomes exdruxulamente longos que nem cabem na tela direito. Tipos aqueles nomes-padrão de arquivos Word. Ou, na sua outra manifestação, os onipresentes “untitled.doc”.

Um nome de arquivo deve ser simultaneamente suficientemente informativo para alguém entender do que se trata sem ter que abrir ele e também suficientemente curto para que seu nome possa ser lido rapidamente. Algumas informações que são legais de conter no nome é: Que tipo de coisa é isso; De quem é; Quando foi feito; e a Extensão do arquivo (normalmente incluída automaticamente, mas às vezes tem que ser manual).

Se você tem um arquivo chamado “Projeto.odt” na sua pasta “Iniciação Científica”, você, ao abrir ele, sabe que este é o seu projeto de IC. Mas se você passa este arquivo para outra pessoa, por exemplo seu orientador, ele já não vai saber, pelo nome, que tipo de arquivo é esse. Afinal, seu orientador provavelmente tem muitos projetos! Então um nome melhor poderia ser “Projeto_IC.odt”. Mas seu orientador também provavelmente orienta mais de uma pessoa! Então incluir seu nome no projeto é uma boa alternativa. Talvez algo como “Projeto_Geraldo_IC.odt”. É um pouco mais comprido mas mais informativo, não acham?

Aí você envia o seu projeto pro seu orientador, e ele o retorna com correções. Você então vai ter um novo arquivo, também referente ao seu projeto! Que nome dar ele? Existe a tentação de chamar de, por exemplo, “Projeto_Geraldo_IC_corrigido.odt”. Mas aí vai ter um “Projeto_Geraldo_IC_recorrigido.odt”. E um “Projeto_Geraldo_IC_final.odt”. E um “Projeto_Geraldo_IC_final_finalmesmo.odt”. E um “Projeto_Geraldo_IC_oqueestoufazendoaqui.odt”. E assim vai.

Não é muito funcional, e também é difícil de colocar em ordem cronológica! Claro que podemos colocar em ordem cronológica pela data do arquivo, que fica armazenada no computador. Mas quando enviamos um arquivo por email, a data associada a ele é a de quando o arquivo foi baixado, não quando ele foi criado. Então uma dica é colocar a data de criação no nome do arquivo! Detalhe: Essa data deve ser no formato AAAA-MM-DD (primeiro ano, depois mês, depois dia), que é o único jeito que o computador consegue ordenar os arquivos em ordem cronológica. Importante: o formado DD-MM-AAAA não funciona, pois os arquivos não ficariam organizados cronologicamente! O único formato que funciona é AAAA-MM-DD.

Algo como “Projeto_Geraldo_IC_2019-09-18.odt” ou “Projeto_Geraldo_IC_2019-08-d18.odt” (o “d” deixa claro que o último número é o dia).

Claro que não precisa escrever seu nome completo… Pode abreviar, por exemplo colocando “Projeto_Ger_IC_2019-08-18.odt” ou “Projeto_GdR_IC_2019-08-d18.odt”. Mas ter uma identificação no nome do arquivo é legal!

Quando um arquivo passa por várias revisões, é legal incluir o nome de quem revisou também. Então o arquivo que seu orientador lhe devolve poderia ser algo como “Projeto_GdR_IC_2019-08-d19_MCR.odt”, indicando que ele foi revisado por alguém conhecido por MCR.

Isso se aplica a outras coisas… Scipts em R… Arquivo de SIG (que merecem um post à parte!)… Arquivos de dados… tudo! Algo indicando do que se trata aquilo, de quem, quando foi criado, e informações adicionais. Bem que eu não costumo colocar as datas, mas é mais uma falha minha.

…Mas digamos que entre você enviar o seu projeto ao seu orientador e ele responder se passou um tempo, e você já tem uma nova versão do projeto, que você está prestes a enviar quando as correções finalmente chegam! E aí você tem seu arquivo original; um arquivo modificado, por exemplo “Projeto_GdR_IC_2019-08-d30.odt”; e o projeto corrigido, por exemplo “Projeto_GdR_IC_2019-09-d01_MCR.odt”. O arquivo mais recente, neste caso, não corresponde à sua versão final do texto. Então, para facilitar a organização, eu gosto de também incluir uma espécie de controle de versões.

Controle de versões

A ideia é colocar, no nome, algum número indicando qual é a versão do arquivo, em ordem de desenvolvimento. E assim, quando eu faço modificações extensas em um arquivo, ao invés de salvar no lugar do arquivo original, eu crio um arquivo novo, e o antigo continua guardado. Espaço no computador em geral é barato, e nunca se sabe quando podemos precisar de uma versão anterior de algo!

Eu uso um controle de versões de dois números, um número antes do ponto indicando a versão “major” e um número depois do ponto indicando a versão “minor”. Quando começo um projeto, artigo ou algo assim novo, chamo ele de “v0.1”. Por exemplo, “projeto_dunas_geral_v0.1.odt” seria a primeira versão do projeto de ecologia de dunas; a palavra “geral” indica que é o projeto geral, sendo que tem outros subprojetos dentro dele. O projeto final (por exemplo, pronto para ser submetido para uma agência de fomento) seria a v1.0. Assim, se eu fosse enviar ele pra Fapesb, por exemplo, colocaria “projeto_dunas_geral_fapesb_v1.0.odt”. Mesma coisa em relação a artigos – o artigo pronto para ser submetido é a versão 1.0; se o artigo é devolvido para correções, chamo ele de v1.1, 1.3 etc, e a versão pronta para ser resubmetida é a 2.0.

Este é um sistema que funciona para mim; tentei outros antes que não funcionaram bem. A vantagem é que, por exemplo, se um arquivo tem “v0.1” na frente, eu sei que é um primeiro rascunho, e se tem “v0.9” eu sei que está quase pronto – independentemente da data em que ele foi criado.

Em linhas gerais, isso tudo serve para 1) você conseguir encontrar as coisas que você precisa e rapidamente saber do que elas se tratam, e 2) facilitar a colaboração com outras pessoas. Cada pessoa tem um sistema próprio de organização; mas se existe um sistema, fica bem mais fácil encontrar as coisas do que se não existe sistema algum.

5 pensamentos sobre “Nomeando e organizando arquivos

  1. Legal Pavito! Parabéns pelo post. Tb tenho pastas Old :D
    Acho que sou bem organizada no PC, mas acho que preciso melhorar minha organização de scripts (talvez um post sobre isso no futuro?).
    Em relação a arquivos, sou 100% versão-maníaca e isso acaba deixando minhas pastas muito grandes. Preciso começar a praticar a arte do desapego com versões antigas.. você chega a apagar parte das versões antigas de arquivos em algum momento?

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    • PD excelente post! Parabéns e obrigado. Quanto mais colegas informados, melhor. Eu adicionaria um highlight no texto. AAAA-MM-DD não pode ser substituído por DD-MM-AAAA, pois este último é completamente ineficiente :-) Abs miltinho

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    • Obrigado, Renadica! Obrigado, Mestre!
      Então Renadica, eu não costumo apagar versões antigas… Por motivos de: Vai que algum dia surge alguém querendo pesquisar como se dá o processo de construção de um trabalho científico… Essas minhas versões antigas podem servir bem para tal trabalho! Quando começa a incomodar, eu coloco tudo na pasta “old” e pronto :-) Arquivos de texto e código não ocupam espaço suficiente no computador pra termos que praticar um desapego… Arquivos de imagem talvez ocupem, mas também não costumo ter tantas versões deles!
      Obrigado pela sugestão Miltin, farei isso!

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  2. Esse “Projeto_Geraldo_IC_final_finalmesmo.odt” foi ótimo. Fico ansioso pelo POST sobre “Arquivo de SIG (que merecem um post à parte!)…” e faço uma sugestão de POST relacionado com backup. Obrigado mesmo por mais este texto e especialmente pela sugestão sobre versões.

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