A arte de (não) fazer coisas demais

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Fazia tempo que eu não escrevia um post né? Acho que eu estava fazendo coisas demais :-)

Mas se for ver, acho que estamos sempre fazendo coisas demais, né? Eu não lembro quando foi a última vez que alguém me falou “Cara, eu estou fazendo exatamente a quantidade de coisas que eu preciso estar fazendo”. Acho que sempre fazemos coisas demais, e quase sempre nos sentimos culpados por não estarmos fazendo elas com a qualidade que gostaríamos.

Afinal, eu só preciso preencher o relatório Sucupira, preparar aulas, corrigir coisas que pessoas que oriento me enviam, escrever posts pro blog, dar aulas, ler artigos, escrever artigos (reparem como falei “escrever artigos” por último? Minha principal meta pro ano é escrever os artigos do meu doutorado, sim, aquele que eu defendi seis anos atrás, e até agora acho que pude dedicar um total de duas horas ou menos a trabalhar nestes artigos. Isso dá uma média de dois minutos por dia. :-) )

Mas então… Por que sempre fazemos tantas, tantas, tantas coisas? Eu não acho que alguém acorda e pensa, “Vou colocar na lista de tarefas cinco vezes mais coisas que eu consigo fazer”. A pessoa acorda e pensa, “Hoje eu vou terminar tudo que preciso terminar hoje!” E, se tiver uma listinha de tarefas diária, coloca nela apenas as tarefas a serem terminadas naquele dia.

Disse Pavel enquanto olhava pra listinha de quarta-feira passada, com coisas ainda não terminadas nela. (Em agosto eu fiz uma pra terminar aquele mês. Em março eu decidi que estava cansado de olhar pras tarefas ainda não terminadas e joguei ela fora.)

Eu acho que podemos usar a teoria Malthusiana de crescimento populacional, aplicada ao crescimento de coisas para fazer. Malthus dizia, em linhas gerais (se eu estiver errado alguém me corrige nos comentários!), que, enquanto a população cresce em proporção geométrica, a produção de alimentos cresce em proporção aritmética. Ou seja, enquanto a população segue a ordem 1, 2, 4, 8, 16, a produção de alimentos segue a ordem 1, 2, 3, 4, 5. De modo que um crescimento populacional só pode ser sustentado por uma mudança qualitativa em como alimentos são produzidos.

Eu proponho que enquanto a quantidade de coisas a fazer aumenta geometricamente, a quantidade coisas feitas aumenta apenas aritmeticamente. O que faz todo sentido – afinal, enquanto escrevemos um artigo (uma coisa feita), temos ideias para outros quatro artigos (coisas a fazer). Enquanto cumprimos uma tarefa administrativa (uma coisa feita), três pessoas diferentes podem nos dar outras tarefas administrativas a cumprir (coisas a fazer). Enquanto estudamos uma coisa interessante (coisa feita), surgem 42 outras coisas interessantes a serem estudadas (coisas a fazer).

A solução óbvia seria escolher apenas uma das coisas a fazer, mas… É difícil! Porque todas elas são interessantes ou, no caso de atividades administrativas, frequentemente não são nem um pouco interessantes mas que precisam necessariamente ser feitas para não dar ruim. É difícil dizer não, e é importante também dizer sim quando é algo interessante ou algo que vale de fato a pena.

Eu também proponho que a razão (Tempo gasto para fazer uma coisa) / (Tempo que se espera gastar para fazer uma coisa) segue uma distribuição assimétrica com moda por volta de 1.5 ou 2.0 e uma cauda bemmm longa pra direita (gostaram da descrição? É o tipo de descrição que se espera de um blog com um nome como este, né). Ou seja, que normalmente gastamos uma vez e meia a duas vezes mais tempo pra fazer uma coisa do que esperamos. Claro que às vezes estimamos corretamente, e às vezes gastamos menos tempo do que o esperado e assim temos um estado de êxtase só comparável a descobrir que o acarajé que custava dois reais voltou a custar um real. Mas normalmente gastamos mais tempo do que o esperado, e às vezes bem mais tempo do que o esperado. Tipo duas, quatro, oito, dezesseis vezes mais tempo do que o esperado.

Querem evidência empírica disso? Tá aqui, ô (um pre-print ainda não avaliado por pares, mas parece legal e tem gráficos bonitos).

E, parcialmente com base nesse preprint e parcialmente com base na minha experiência, eu proponho que nossa capacidade de estimar quanto tempo iremos gastar para fazer uma coisa melhor apenas marginalmente com o tempo. Talvez porque sempre temos coisas diferentes para fazer e é difícil estimar o tempo gasto para fazer algo que nunca fizemos antes. Ao preparar uma aula, não dá pra saber antecipadamente quanto tempo gastaremos para preparar ela porque ideias surgem à medida que vamos preparando e porque pode acontecer de de repente descobrirmos que precisamos estudar algo. Ao escrever um código para uma análise – se for algo simples, dá pra estimar o tempo; mas se for algo que nunca fizemos antes, ou algo que pode dar errado (tipo modelos mistos com autocorrelação – pensa num bichinho que adora dar erros de convergência), pode tranquilamente demorar muito mais do que o previsto. Ao estudar um assunto novo, acho que nem tem como estimar precisamente.

Daí temos que o aumento geométrico de coisas para fazer + a nossa (in)capacidade de estimar o tempo para cumprir elas faz com que sempre temos coisas demais para fazer. E aí entra a questão de como poderíamos minimizar este problema?

Para resolver este problema, podemos recorrer à sabedoria milenar chinesa. Se você conhece a teu inimigo e a si mesmo, você vencerá todas as batalhas; se você conhece a si mesmo mas não conhece o inimigo, para cada vitória terá uma derrota; se você não conhece nem a si mesmo nem ao seu inimigo, sua derrota é certa. Assim dizia Sun Tzu, em A Arte da Guerra. Então se você conhece a si mesma – o seu jeito de trabalhar e a sua eficiência, e a variação na sua eficiência – e conhece a tarefa a ser cumprida, você tem boas chances de cumprir ela no tempo planejado. Claro que sempre pode ter uma intrusão demoníaca, mas até aí, não tem muito que ser feito mesmo. E se você conhece a si mesma mas não conhece a tarefa, ainda existe a possibilidade de dar certo. Já sem conhecer a si mesma…

Existem diferentes formas de trabalhar, e uma não é necessariamente melhor do que a outra. Algo importante, então, é conhecer como é o seu estilo de trabalho e como ele se ajusta às suas tarefas. Tem gente que trabalha bem com pressão e prazos; tem gente que trabalha muito melhor a longo prazo e sem pressão. Tem gente que trabalha bem sozinho, tem gente que trabalha melhor em grupo. E acho que isso é algo que precisamos mais descobrir do que criar. E, também, talvez não pensar em como precisamos mudar nosso estilo pra trabalharmos melhor, e sim pensar em como tornar o nosso trabalho adequado ao nosso estilo.

O que não significa não buscar melhorarmos. Se você acha que tem algo que precisa trabalhar, bom, trabalhe isso! Mas eu acho que não é tão produtivo tentar mudar o estilo de trabalho, e sim buscar formas de tornar ele mais eficiente e que te deixem mais feliz. Aproveitar suas habilidades da melhor forma possível.

Sun Tzu também dizia que o excelente pode ser pior que o péssimo. Em outras palavras, menos pode ser mais. Mais vale um pássaro livre do que dois capturados por traficantes – mais vale uma tarefa cumprida do que duas em andamento. E mais vale uma tarefa entregue no prazo do que uma tarefa executada à perfeição mas entregue depois do prazo.

Pois, pode ser que depois do prazo ela já não era mais necessária. Ou que a pessoa que dependia daquilo ter sido cumprido precisou dar um jeito sem.

Sim, eu acredito que existe um bom motivo para que tarefas de faculdade tenham prazos fixos: para que pessoas desenvolvam suas habilidades de planejar e cumprir tarefas que têm prazo definido. Mesmo que não tenham aquela qualidade desejada.

É tipo escrever um artigo científico e não submeter porque ele não está perfeito ainda. Bom, pode ser que você ache que ele realmente não é digno de ver a luz do Sol ainda, talvez por suspeitar algum erro conceitual ou por não estar convencida com a história que ele conta. Isso é um bom motivo. Mas, às vezes vejo pessoas pensando muito em “Acho que precisamos corrigir isso porque pode ser que os revisores não gostem.” Bom, mas pode ser que gostem. Nunca se sabe. Outro dia estive conversando com meu melhor amigo sobre uma análise e nós não conseguimos atingir um consenso sendo que fizemos graduação, mestrado e doutorado juntos. Não faz sentido, pra mim, ficar pensando se revisores vão gostar ou não; se o artigo está bom o suficiente pra você, e você não consegue melhorar ele significativamente em um tempo razoável, faz sentido submeter e ver o que revisores vão falar dele. Mais vale um artigo submetido do que cinco na pasta “Artigos em andamento”.

E isso também vale a estudar coisas e aprender coisas. Mas talvez neste caso temos uma questão de referencial – quem são as pessoas com quem nos comparamos. Ao assistirmos uma palestra de estatística, é provável que a pessoa que a ministre tenha muita experiência com aquele assunto. Mas talvez tenha menos experiência nos outros assuntos que você domine. Não dá pra ser boa em tudo, é preciso escolher o que vale a pena se dedicar mais.

E finalmente, tem uma frase muito sábia, que provavelmente eu já mencionei neste blog: Nunca deixe pra amanhã aquilo que você pode deixar pra lá. Algumas coisas são adiadas com tanta frequência que faz sentido desistir de fazer elas e pronto; talvez um dia voltar, mas talvez não. E às vezes podemos decidir fazer algo só daqui a dois meses, ou daqui a seis meses, e não pensar nisso antes do prazo. Foi a minha decisão em relação ao blog neste começo do ano – sabendo que fevereiro e março eu seria consumido por outras atividades, decidi não escrever novos posts até abril.

Tudo bem que neste momento estou ainda sendo consumido por outras coisas. Mas… Este blog é importante. Ao menos para mim. E acho que é importante pensar também em quais coisas lhe são importantes.

Seiiti Arata sugere dividir as coisas em quatro categorias: urgentes e importantes; urgentes e não importantes; não urgentes e não importantes; e não urgentes mas importantes. Normalmente priorizamos as urgentes, sejam elas realmente importantes ou não. Mas, assim, ficamos sempre apagando incêndios e não dedicamos a projetos de longo prazo. Então ele sugere – independentemente de termos coisas urgentes – dedicarmos sempre um tempo àquelas coisas que são importantes, mas não urgentes. Projetos de longo prazo, aprimoramento pessoal etc. Eu tenho adotado isso pra minha vida e acho que tem funcionado.

Mas sim, continuo tendo coisas demais pra fazer. A ponto de uma pessoa falar em reunião de laboratório “Não vou fazer disciplinas este ano pra não ficar que nem o Pavel.” :-) Talvez não ter coisas demais a fazer seja uma utopia, um horizonte – que serve para nos manter caminhando na direção de um melhor planejamento e organização.

Mas talvez essa meta possa eventualmente ser cumprida. O que seria lindo.

Recomendações de leituras legais

“I’ll Finish It This Week” And Other Lies – Kaley Brauer

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Sobre ser cientista e mãe – Eliana Cazetta

20 pensamentos sobre “A arte de (não) fazer coisas demais

  1. Excelente post, Pavel! Esse realmente é um grande dilema não apenas na academia, mas em qualquer carreira de alta performance. Na verdade, é um dilema na vida da maioria das pessoas. Para mim, a solução para não ser consumido pelas tarefas tem mesmo muito a ver com que o Arata disse. Aos conselhos dele acrescento: você precisa pensar constantemente, e com calma, sobre as suas prioridades. Só assim você vai saber quais tarefas realmente faz sentido adicionar à sua lista ou não. Se você não definir as suas próprias prioridades e metas, os outros o farão por você e sem pensar no seu bem-estar. Por fim, é fundamental praticar a nobre arte de dizer não.

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    • Obrigado, Marco!
      Nossa, sim. Repensar as prioridades. Sim, muito importante isso… Até porque às vezes achamos que somos de um jeito, ou queremos ser de um jeito, mas descobrimos que a verdade é diferente. Por exemplo, eu estou percebendo que minha prioridade maior é ensino, não pesquia ou extensão, sendo que sempre achei que seria extensão e pesquisa.

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  2. Acho que essa questão de ter coisas demais é um mal do nosso excesso de otimismo… do tipo, quando nos pedem para dar uma estimativa de quanto tempo precisamos para analisar os dados… em vez de estimar 20 meses, dizemos 4 meses, pois imaginamos que 20 podem ser em excesso e isso deixaria nosso projeto indesejável para os outros… embora quem diga que fará em 4 provavelmente venha a se atrasar, somos “cobrados” de sermos otimistas. Nesse caso, se digo que farei duas coisas hoje, me sinto “cobrado” de fazer apenas duas coisas… me exigindo colocar na lista mais coisas para dizer que ao menos no meu planejamento, estava prevendo um rendimento maior, mesmo que na prática isso não ocorra.
    No geral, gosto da visão do Arata, digo, tenho minhas prioridades (viver bem e com saúde), minhas sub-prioridades (doutorado), minhas sub-sub-prioridades (divulgação científica, atividades de extensão, PED, desafios matemáticos), minhas sub-sub-sub-prioridades (fazer memes)… seguindo assim, quando me canso de um nível, posso mudar para outro, porém sempre que tenho energia livre, dedico para para níveis mais altos quanto a motivação permitir… não é a toa que meu bloguinho paga caro por conta do meu tédio e desmotivação, mas bem, de volta à minha classificação de dados (aproveitar a energia e motivação de hj pra isso :P )

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    • Você disse perfeitamente uma parte significativa do que eu quis falar com este post, obrigado! <3
      Otimismo, sim. Ficamos dizendo que faremos algo rápido e depois não conseguimos cumprir o prazo e pedimos prorrogação. Então teria sido melhor falar de cara que vamos precisar de tanto tempo… Mas, também, somos cobrados pra fazer coisas rápido.
      E algumas pessoas pedem coisas "pra ontem", e algumas revistas dão prazos ridiculamente curtos para avaliar artigos e resubmeter artigos. Tudo bem que costumam conceder prorrogações de prazo, mas… Pra que dar prazos tão curtos de início? Não estamos em guerra :-)

      Adorei a sua prioridade ser viver bem e com saúde. A minha prioridade sempre foi a vida profissional, só nos últimos anos que comecei a priorizar os outros aspectos com o mesmo nível. Embora batalha campal e peteca sempre fosse algo prioritário :-)

      E seu bloguinho é lindo.

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  3. Parabéns pelo texto, Pavel. Creio que, grande parte do problema de “ter tempo para” reside na construção da nossa identidade, do nosso perfil. Não é uma tarefa fácil, ainda mais na era da superinformação, onde somos bombardeados a todo tempo e tentam nos convencer sobre a importância de tudo o que existe e a necessidade de incorporarmos tudo em nossa rotina, porque o bacana é ser “multi task”. Quanto mais fazemos, mais seremos notados e maior será a chance de sucesso. Mas vejo toda essa narrativa como uma grande falácia. Acredito que o esforço diário precisa ser realmente a busca de nossas prioridades, o encontro mágico com nosso perfil (sempre em construção, mas com elementos mais estruturantes), com a nossa identidade. Acalmar o coração, silenciar um pouco as vozes externas e ouvir mais aquilo que nos impulsiona nessa vida. Como bem comentado pelo Marco Mello, em seu texto “A ciência é mesmo o seu ikigai?” , precisamos criar um compromisso em buscar esse nosso Ikigai.

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    • Obrigado! :-)
      Concordo com o que você disse… Somos continuamente estimulados a fazer multi-tasking, e quando precisamos nos concentrar em algo não temos mais a habilidade para isso. Constantemente bombardeados por notificações – sou um email! Me veja! Me responda! – e por vezes criticados por demorar alguns dias por responder um email que nem era urgente.
      Seiiti Arata fata disso, que multi-tasking não é interessante e que o melhor é conseguir entrar em estado de flow, quando nos focamos inteiramente na tarefa em questão. Às vezes eu consigo – talvez tenha conseguido enquanto estava escrevendo este post! Nem me toquei que ouvi um álbum inteiro escrevendo ele.
      E a busca pelas nossas prioridades realmente importa. Talvez elas não sejam o que achamos que elas sejam, ou talvez achamos que as nossas prioridades não são tão prioritárias assim… Mas então o que seria?

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  4. Que bacana! Muito bom ler seu relato nessa segunda-feira. Tenho vivido muito essa questão de me autoconhecer melhor e me organizar melhor para conseguir viver além do trabalho e organizar minha rotina nesse home office pandêmico maluco. Gratidão pela inspiração e pelas reflexões.

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    • Obrigado! :-) Se organizar é uma arte que precisamos praticar para eventualmente dominar… E aí quando tá tudo organizado começa uma pandemia e precisamos reorganizar tudo, mas a vida é assim mesmo :-)
      Obrigado pelo comentário!

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  5. Pavel, excelente texto. Temos refletido bastante nesse sentido, e como disse Marco é dilema para a vida. O tanto que é urgente mas que não é importante, pelo menos não para nossa vida. Enfim, excelente forma de por em palavras nossa eterna corrida em busca de nós mesmos.

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  6. Parabéns pelo post, Pavel! ao ler seu blog, realizo que sou sempre um ótimista ao planejar coisas a fazer (do tipo: vai dar para fazer duas revisões de artigos amanhã, plus preparar uma aula, além de meia dúzia de outras coisas…), e um pessimista ao tentar fazer (do tipo: isso não dá, nem isso nem aquilo…. vou colocar na lista de amanhã…) E, de repente, aparecem aquelas coisas menos urgentes mais muiuuuuuito mais interessantes para fazer já. E assim vai… Abraços, Pavel e bravo!

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  7. Muito bom texto Pavel! Me ajudou a pensar em algumas estratégias. Estou sempre nesta briga também, entre terminar o que me comprometi a fazer e assumir novos compromissos que eu mesma crio ou que surgem para mim… Abraços.

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  8. Eu acho que essa ideia de que uma tarefa feita é melhor do que uma tarefa perfeita ainda por fazer é uma das coisas mais difíceis de aprender e também umas das mais libertadoras! Eu acho muito mágico quando acontece aquela coisa de você perceber que algo não está perfeitamente do jeito que você imaginava/queria e, ao mesmo tempo, de estar em paz consigo mesmo sabendo que foi aquilo que você podia fazer, nas circunstâncias q eram permitidas.

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    • “Uma tarefa feita é melhor que uma tarefa perfeita”, adorei.
      Talvez seja até nosso ensino que sempre quer que coisas sejam feitas da melhor forma possível e não dá segundas chances. Sendo que a vida na prática não é assim… Vc escreve um livro, ele não fica legal, vc pode melhorar ele e tentar de novo. Na escola, vc escreve uma redação, tira uma nota ruim e fica nisso.
      Eu tenho buscado pensar muito nisso – tipo, a qualidade do serviço comparada não com o serviço ideal, mas com o melhor que eu acho que eu conseguiria fazer naquelas circunstâncias. “Just save one”, como disse Batman, e “Fazer o melhor que posso”, como disse Chopper.

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